Interne Tools · Automatisierung · Slack-Integration
Ein Urlaubsmanager, der
Abwesenheiten automatisiert
Wir haben einen internen Urlaubsmanager entwickelt, der den gesamten Abwesenheitsprozess automatisiert, von der Saldoabfrage bis zur Erstellung der Unterlagen. Er läuft eigenständig, aber durch die Integration in Slack, das Werkzeug, das das Team ohnehin täglich nutzt, wurde der Urlaubsantrag für alle mühelos.
Das Problem: Abwesenheiten dauerten länger als nötig
Einen Urlaubsantrag zu stellen hieß früher: jemanden fragen, auf Antwort warten und anschließend den Unterlagen hinterherlaufen. Einfache Fragen wie „Wie viele Tage habe ich noch?“ mussten von einer Person nachgeschlagen werden. Es funktionierte, aber es erzeugte Reibung bei etwas, das mühelos sein sollte.
Wir wollten diese Reibung vollständig beseitigen und das Werkzeug dort erreichbar machen, wo die Menschen ihren Arbeitstag ohnehin verbringen.
Ein eigenständiges Werkzeug, mühelos durch Slack
Der Urlaubsmanager läuft als eigenständige Anwendung und hängt damit von keiner einzelnen Plattform ab. Um die Nutzung so einfach wie möglich zu machen, haben wir ihn in Slack integriert, unser internes Kommunikationswerkzeug. Dadurch können Mitarbeitende ihre Abwesenheiten regeln, ohne die Anwendung zu verlassen, die ohnehin den ganzen Tag geöffnet ist, ohne separaten Login und ohne etwas Neues zu lernen.
Aus Slack heraus können Mitarbeitende:
- Abfragen, wie viele Urlaubstage noch offen sind, und sofort eine Antwort erhalten
- In wenigen Sekunden einen Urlaubsantrag stellen
Sobald ein Antrag eingeht, erhält die zuständige Teamleitung unmittelbar eine Benachrichtigung mit der Möglichkeit, ihn zu genehmigen oder abzulehnen. Ist die Entscheidung gefallen, wird die Person automatisch informiert, sodass niemand wartet oder nachfragen muss.
Die Unterlagen erledigen sich von selbst
Wird ein Antrag genehmigt, wird das formale Urlaubsdokument automatisch erzeugt und am richtigen Ort abgelegt. Was früher ein manueller, fehleranfälliger Schritt war, geschieht nun von selbst, ohne dass jemand daran denken muss.
Für kleine Teams entwickelt, bereit zu wachsen
Der Urlaubsmanager wurde für kleine Teams entworfen, wo ein leichtgewichtiges Werkzeug ohne Overhead am besten passt. Die Architektur ist jedoch bewusst einfach und modular gehalten, sodass sie sich auf größere Organisationen und komplexere Genehmigungsabläufe erweitern lässt, ohne alles neu zu entwickeln.
„Das Beste ist die sofortige Antwort. Jede und jeder kann nachfragen, wie viele freie Tage noch offen sind, und weiß es augenblicklich, ohne auf irgendjemanden warten zu müssen.“